La gestión de licencias y permisos laborales puede ser un desafío para muchas empresas, especialmente en tiempos de crisis. Con el esquema de retención de empleo del gobierno británico, que ha sido fundamental durante la pandemia de COVID-19, es crucial entender cómo registrar correctamente las licencias en plataformas como Xero Payroll. Aquí te ofrecemos una guía completa sobre cómo manejar los permisos de los empleados, desde el furlough hasta las licencias anuales y por enfermedad.
Este artículo proporciona una visión general de los diferentes tipos de licencias y cómo se pueden registrar en Xero Payroll. Con la implementación de nuevas normativas y esquemas como el flexi-furlough, es esencial que los empleadores estén al tanto de los cambios y sepan cómo adaptarse a ellos.
Aspectos clave del esquema de retención de empleo
El esquema de retención de empleo, conocido como Coronavirus Job Retention Scheme (CJRS), fue diseñado por el gobierno del Reino Unido para ayudar a las empresas a mantener a sus empleados durante la pandemia. Desde su inicio, este esquema ha evolucionado en respuesta a la situación en desarrollo.
- Los empleadores pueden reclamar hasta el 80% de los salarios de los empleados en furlough, junto con ciertas contribuciones a la seguridad social y pensiones.
- A partir del 1 de julio de 2020, se introdujo el esquema de flexi-furlough, que permite a los empleados trabajar a tiempo parcial mientras siguen recibiendo apoyo del gobierno.
- Para acceder a este nuevo esquema, los empleados deben haber estado en furlough durante un mínimo de tres semanas.
Con la evolución del esquema, también se han establecido plazos específicos para la presentación de reclamaciones, como el 31 de julio para los períodos de furlough hasta el 30 de junio. Es vital que los empleadores se mantengan informados sobre estos cambios para evitar errores en las reclamaciones.
¿Cómo registrar las horas de trabajo y el salario en flexi-furlough?
Cuando los empleados regresan al trabajo a tiempo parcial, es esencial llevar un registro preciso de las horas trabajadas. Esto permitirá a los empleadores calcular correctamente el valor del subsidio de flexi-furlough que pueden reclamar.
Se recomienda utilizar un método de pago por horas, lo que facilita el seguimiento de las horas trabajadas en cada período de pago. Además, los empleados pueden registrar sus horas diarias a través de la aplicación Xero Me.
Una vez que se tienen los registros, se debe crear un nuevo elemento de ingresos para procesar el salario subsidiado del 80%. Esto ayudará a calcular correctamente las contribuciones a la seguridad social y pensiones asociadas al subsidio.
Informes útiles para reclamar el subsidio de flexi-furlough
Los informes pueden ser herramientas valiosas para facilitar el proceso de reclamación. Si se han registrado las horas de los empleados dentro del ciclo de pago y este coincide con el período de reclamación, el informe de Detalles de Actividad de Nómina puede ser utilizado para verificar las horas trabajadas y el saldo de furlough.
Esto asegura que los empleadores tengan toda la información necesaria al momento de hacer su reclamación, minimizando el riesgo de errores o discrepancias.
Licencia completa de furlough hasta el 30 de junio: preguntas frecuentes
¿Cómo procesar un empleado en furlough si se le paga más del 80% del subsidio?
En Xero Payroll, es crucial que el salario de los empleados esté configurado al 100% de sus ganancias. Esto garantiza que el ítem de pago de furlough calcule correctamente el 80% del salario. Al procesar la solicitud de tiempo libre, se puede añadir una línea adicional de ingresos para complementar el salario del empleado.
Esto no solo garantiza que se refleje el subsidio de furlough, sino que también asegura que las contribuciones de seguridad social y pensiones se calculen correctamente en función de las ganancias totales.
¿Qué hacer si mis empleados tienen calendarios de pago diferentes?
Para los empleados con diferentes calendarios de pago, como semanal y quincenal, se debe seguir utilizando la función de furlough. Al añadir una solicitud de tiempo libre, se podrá ver el período de licencia dividido por cada período de pago. Esto facilita el procesamiento del pago y asegura que el furlough se aplique correctamente, independientemente del calendario.
¿Cómo se procesa el furlough para empleados con ingresos irregulares?
Para empleados con ingresos irregulares o contratos de cero horas, es posible que no se tenga un salario fijo en el sistema. Al registrar la licencia de furlough, aparecerá un ítem de pago de furlough en el ciclo de pago para que se pueda ingresar el subsidio del 80%. Esto se calcula basado en las directrices proporcionadas por HMRC.
¿Xero envía la información a HMRC automáticamente?
No, Xero Payroll no envía la información de furlough directamente a HMRC. Los empleadores deben hacer la reclamación a través de los servicios en línea de PAYE. Es recomendable registrarse para estos servicios lo antes posible para evitar retrasos.
Reclamaciones para empleados en furlough parcial
Si un empleado está en furlough durante solo parte de un período de pago, es importante ajustar las ganancias de furlough según las directrices de HMRC. La funcionalidad de Xero permite realizar estos ajustes para garantizar que se calculen correctamente las reclamaciones por períodos de furlough parciales.
Los empleadores deben revisar la documentación y asegurarse de que los períodos de furlough cumplan con el requisito mínimo de tres semanas.
Registro de vacaciones durante el furlough
Las vacaciones tomadas durante el furlough deben discutirse y acordarse con el empleado. Si un empleado toma vacaciones durante este tiempo, se le debe pagar a su tarifa habitual, y se puede añadir una línea de ingresos adicional en el recibo de pago para compensar cualquier diferencia.
Apoyo adicional y recursos
Para más información sobre cómo realizar reclamaciones y qué empleados son elegibles, puedes visitar las siguientes páginas del gobierno:
- Reclamación de licencia de furlough: Empleados elegibles
- Reclamación de licencia de furlough: Cómo reclamar
- Buscador de apoyo empresarial
Estar bien informado y contar con los recursos adecuados es fundamental para manejar correctamente las licencias y garantizar el cumplimiento de las normativas vigentes. Aprovecha las herramientas que ofrecen plataformas como Xero y mantente al tanto de cualquier cambio en la legislación.
