La transición hacia nuevas versiones de informes es un reto que muchas empresas enfrentan, especialmente en un mundo empresarial que evoluciona rápidamente. Si estás preparado para el cambio, no solo evitarás inconvenientes, sino que también podrás aprovechar todas las ventajas que ofrecen los nuevos formatos. A continuación, te presentamos una guía completa para facilitar esta transición.
Guía integral para adaptarte a los nuevos informes de Xero
Con menos de dos meses para la retirada de los antiguos informes en Xero, es crucial actuar con rapidez. Durante el último año, hemos proporcionado recursos educativos y apoyo para facilitar el cambio. Si aún no has comenzado a utilizar los nuevos informes, aquí tienes una lista de acciones que debes realizar antes de la fecha límite del 31 de julio de 2023 a las 6 a.m. NZST.
Recuerda: tendrás que realizar tu informe de fin de mes de julio de 2023 utilizando los nuevos informes, ya que las versiones antiguas no estarán disponibles.
1. Programa tiempo para realizar el cambio
Dedicar tiempo a reflexionar sobre el impacto de la retirada de los informes antiguos en tu negocio es fundamental. Cada empresa utiliza los informes de manera diferente, por lo que no existe un enfoque único para realizar la transición.
Es posible que puedas abrir un nuevo informe y empezar a trabajar de inmediato, o que necesites invertir tiempo en crear informes personalizados y flujos de trabajo. La duración de este proceso dependerá de tu experiencia con Xero y de la complejidad de tus informes. Comenzar lo antes posible es esencial.
2. Prioriza los informes más utilizados
Identificar los informes que utilizas más frecuentemente es el siguiente paso. Estos pueden variar según la frecuencia con la que los necesites: diario, mensual, trimestral o anual.
- Haz una lista de estos informes.
- Comienza a utilizar los nuevos formatos para completarlos mientras aún tienes acceso a las versiones antiguas.
- Esto te permitirá centrarte en los informes más relevantes y recordar cómo realizar tareas menos frecuentes.
3. Compara informes antiguos y nuevos
Un método efectivo que utilizan nuestros equipos de soporte es mostrar los informes antiguos y nuevos uno al lado del otro. Esto te permite familiarizarte con el nuevo formato mientras comparas los resultados.
Al hacerlo, podrás identificar información faltante o ajustes necesarios antes de que se retire la versión antigua, lo que hará que la transición sea más fluida.
4. Familiarízate con las nuevas funcionalidades
Los nuevos informes tienen un diseño y funcionalidad coherentes. Una vez que aprendas a utilizar un informe, los demás te resultarán más fáciles de manejar.
- Los procesos de ordenación, filtrado y agrupación son similares en todos los informes.
- Si te cuesta realizar alguna tarea en el nuevo formato, puede que solo necesites cambiar la forma en que lo haces.
- Prueba con un nuevo informe y aprende a modificar la fecha, añadir periodos comparativos, cambiar filtros y editar el diseño.
Para obtener más información sobre las funcionalidades de cada informe, consulta la página de Xero Central.
5. Actualiza todos tus marcadores antiguos
Es probable que tengas informes antiguos guardados en marcadores. Revisa tu lista de favoritos en el centro de informes y otros enlaces en tus hojas de cálculo.
Elabora una lista de dónde se encuentran estos marcadores y cómo los actualizarás para evitar interrupciones en tu flujo de trabajo. Xero actualizará tus informes favoritos, pero tú deberás asegurarte de que las conexiones externas se dirijan a los nuevos informes.
6. Configura tus informes personalizados en Xero
La herramienta de importación de diseños facilita la transferencia de tus layouts personalizados de los informes antiguos a las nuevas versiones. Solo debes hacer clic en el enlace en la parte superior de la pantalla del informe antiguo y seguir las instrucciones.
Es recomendable hacerlo antes del 31 de julio de 2023, ya que después de esa fecha no podrás realizar este procedimiento. Muchos clientes se sorprenden de lo sencillo que es importar un diseño personalizado y ajustarlo a sus necesidades, guardándolo para futuros informes.
7. Recuerda que junio es el último mes para trabajar con informes antiguos
No inicies trabajos en informes antiguos que no puedas terminar antes del 31 de julio de 2023. Esto incluye tu informe de fin de mes para julio, que deberás completar en el nuevo formato.
Asegúrate de finalizar y publicar cualquier informe en borrador o exportar los datos a Excel si deseas conservarlos. Cualquier trabajo que no finalices antes de la retirada de los informes antiguos deberá ser recreado en los nuevos formatos.
8. Crea paquetes de informes y plantillas a nivel organizativo
Los antiguos paquetes de informes también se retirarán el 31 de julio de 2023. Puedes utilizar los nuevos paquetes de informes y ajustarlos según tus necesidades, o crear tu propio paquete desde cero.
Si eres socio de Xero, considera usar plantillas de informes en Xero HQ en lugar de crear paquetes para cada organización individual. Asegúrate de que las plantillas y paquetes necesarios estén listos antes de la retirada de las versiones antiguas.
9. Prepárate para el gran día
Tendrás acceso a las versiones antiguas de los informes hasta su retirada. Sin embargo, a partir del 31 de julio de 2023, no podrás ejecutar informes antiguos y cualquier borrador guardado será eliminado de Xero.
Informa a tu equipo sobre los cambios y cómo se están preparando para la transición. Cuanto antes comiences a prepararte, mejor será el resultado.
10. Busca apoyo si lo necesitas
El proceso de transición a los nuevos informes puede llevar tiempo. Por eso, hemos proporcionado un aviso de 12 meses para facilitar el cambio. Si necesitas asistencia, no dudes en ponerte en contacto con el equipo de Xero Central.
