Con el final del año fiscal a la vuelta de la esquina, es el momento perfecto para poner en orden los aspectos financieros de tu negocio. La llegada de un nuevo año fiscal no solo implica nuevos comienzos, sino también la oportunidad de optimizar procesos clave, como la gestión de la nómina. Si utilizas Xero Payroll, hay pasos importantes que debes seguir para garantizar que el cierre del año fiscal sea fluido y sin contratiempos.
Este año, el cierre del año fiscal (EOFY) en Xero Payroll presenta novedades significativas debido a la implementación de la Fase 2 del Sistema de Reportes de Pago Único (STP). Si bien este cambio puede parecer abrumador, hemos recopilado una serie de pasos esenciales que te ayudarán a navegar este proceso con confianza y efectividad.
Revisión de registros de empleados
Para cumplir con los requisitos de la Fase 2 del STP, es vital que verifiques los registros de todos tus empleados, tanto activos como aquellos que han sido despedidos. Asegúrate de que cada registro incluya:
- Tipo de empleo: Define si es tiempo completo, tiempo parcial o casual.
- Tipo de ingreso: Asegúrate de que esté correctamente categorizado según las nuevas normativas.
- Escala impositiva: Verifica que esté alineada con las regulaciones fiscales actuales.
Para obtener más información sobre cómo actualizar estos registros, consulta la documentación de Xero Central. Este proceso es esencial para garantizar que tu nómina esté en conformidad con la normativa vigente.
Revisión de elementos salariales y configuraciones
La Fase 2 del STP introduce nuevas categorías de reporte para las remuneraciones, deducciones y pagos de licencias. Cada uno de estos elementos debe estar correctamente asignado, ya que estas categorías informan a la ATO sobre cómo tratar cada tipo de pago. Es recomendable que revises los siguientes elementos:
- Elementos de remuneración: Verifica que todos estén clasificados correctamente.
- Deducciones: Asegúrate de que se apliquen las categorías correctas.
- Pagos por licencia: Comprueba su correcta asignación según las nuevas normativas.
Para más detalles sobre las categorías de reporte, revisa la guía en Xero Central.
Publicación y archivo de los pagos del año fiscal 2022/23
Es crucial que todos los pagos realizados durante este año fiscal sean publicados y archivados antes de finalizar el proceso de nómina. Recuerda que la fecha de pago debe ser anterior o igual al 30 de junio de 2023 para que se incluya en el informe de la ATO. Asegúrate de que todos tus pagos estén correctamente archivados y reportados a la ATO utilizando el STP.
Proceso de pagos de superannuation pendientes
Para poder reclamar deducciones sobre las acumulaciones de superannuation, es necesario que los lotes de super sean aprobados antes de las 2:00 PM AEST del 14 de junio de 2023. Esta es una fecha crítica que debes marcar en tu calendario. Si no estás registrado para pagos automáticos de superannuation, aún puedes hacerlo a tiempo. Consulta nuestro artículo sobre cómo registrarte para pagos automáticos.
Reconciliación de cuentas de nómina
Una vez que hayas procesado todos los pagos del año, es fundamental verificar la precisión de tus reportes. Puedes generar el informe de resumen de actividad de nómina y compararlo con el informe del libro mayor. Esto te ayudará a identificar posibles discrepancias. Recuerda que puedes establecer un rango de fechas personalizado para facilitar esta verificación.
Si encuentras diferencias en tus cuentas de nómina, utiliza la función de eliminar y rehacer para corregir cualquier error y asignar correctamente las transacciones.
Consejos para la solución de problemas
- Si tienes múltiples cuentas de gastos de nómina, suma los totales para compararlos correctamente.
- Identifica transacciones incorrectamente reconciliadas utilizando el informe de transacciones de cuentas.
- Consulta el informe de diarios para verificar si hay ajustes manuales que hayan afectado las cifras.
- Si no puedes encontrar una discrepancia, prueba con un rango de fechas más corto.
- Si usaste Xero a mitad de año fiscal, asegúrate de que los saldos iniciales de los empleados coincidan con los balances de conversión.
Comparación entre los informes de resumen de actividad de nómina y detalles de resumen de pagos
Es esencial que compares estos dos informes para completar adecuadamente la finalización del STP. El informe de resumen de actividad de nómina muestra las ganancias brutas, mientras que el de detalles de resumen de pagos refleja las ganancias gravables. Asegúrate de restar las deducciones pre-impuesto y los pagos de licencia para que ambos informes coincidan.
Corrección de errores
Si cometiste errores durante el año fiscal, puedes corregirlos mediante un pago no programado. Crea el pago para el período necesario e ingresa los montos de ajuste. Recuerda que la fecha de pago debe estar dentro del mismo año fiscal para garantizar su correcto reporte.
Procesamiento de la finalización del STP
Finalmente, ha llegado el momento de procesar la finalización del STP. Este año, el equipo de producto de Xero ha mejorado el proceso, así que si ya realizaste la finalización en años anteriores, notarás algunas diferencias. Visita Xero Central para ver los pasos actualizados y asegúrate de seguir la lista de verificación para no omitir nada importante.
Consejos para facilitar el proceso:
- La información de la finalización del STP se pre-poblará automáticamente, pero deberás ingresar manualmente los montos de beneficios marginales.
- Para reportar pagos de licencia pagados por terminación como ‘Lump Sum A’ o ‘Lump Sum B’, procesa un pago no programado.
- Los empleados que fueron despedidos y no han sido trasladados a la Fase 2 pueden ser finalizados bajo la Fase 1.
- Si reportaste empleados despedidos antes del 30 de junio de 2023, utiliza la opción de ‘Mostrar empleados despedidos para RFBA’ al final del proceso de finalización.
- Si comenzaste a utilizar Xero a mitad del año fiscal, consulta nuestra guía sobre la transferencia de saldos a Xero Payroll.
- Los Pagos de Terminación de Empleo (ETP) procesados aparecerán en la pantalla de finalización del STP.
- Puedes exportar información para presentar a la ATO seleccionando a un empleado y eligiendo la opción de exportar.
- Si reportas bajo la Fase 2 del STP, el informe CSV que descargues mostrará montos desagregados para cada empleado.
Preparativos para el nuevo año fiscal
Una vez que hayas completado todos estos pasos, puedes sentirte aliviado sabiendo que tu cierre de nómina está en orden. A medida que te prepares para el año fiscal 2024, ten en cuenta que todos los pagos con fecha a partir del 1 de julio de 2023 se procesarán en el nuevo año, aplicándose automáticamente las nuevas tasas impositivas.
Además, la tasa de Super Guarantee (SG) aumentará del 10.5% al 11% a partir del 1 de julio de 2023. Asegúrate de que las plantillas de pago de tus empleados se actualicen en consecuencia, especialmente si las nuevas tarifas salariales afectan a tu organización.
Para más información, consulta el sitio web de Fair Work Ombudsman y la central de recursos de EOFY de Xero para obtener todo lo necesario para terminar el año fiscal 2023 de manera eficaz y comenzar el nuevo año con buen pie.
