La gestión eficiente de clientes es un aspecto crucial para el éxito de cualquier práctica contable. Con el avance de la tecnología, plataformas como Xero están revolucionando la forma en que los contadores y administradores manejan la información de sus clientes. En este artículo, exploraremos las recientes mejoras en las herramientas de práctica de Xero que facilitan la administración de clientes en Australia y Nueva Zelanda, así como lo que está por venir.
Novedades en las herramientas de práctica de Xero
Xero ha estado trabajando arduamente para construir un solo punto de referencia para la información de tus clientes a través de Xero Practice Manager (XPM), Xero HQ y Xero Tax. Esta iniciativa tiene como objetivo conectar mejor sus herramientas, permitiendo a los profesionales trabajar de manera más eficiente y colaborar con sus clientes de forma más efectiva.
Una de las solicitudes más frecuentes ha sido la capacidad de reutilizar contactos en múltiples clientes dentro de XPM. Ahora, esta funcionalidad ya está disponible, lo que facilita la gestión de datos y mejora la productividad.
Entre las actualizaciones recientes, podemos destacar:
- Alineación en la forma en que se registran las estructuras empresariales en las herramientas de práctica.
- Cambio del término ‘Relaciones’ a ‘Contactos’ en Xero HQ para que coincida con la terminología utilizada en XPM.
- Alineación de los nombres de clientes y contactos entre ambas herramientas.
Además, ahora tienes mayor control sobre los registros de clientes al crear una organización fuera de Xero HQ. Anteriormente, si se creaba una organización en My Xero Partner Edition, se generaba automáticamente un nuevo registro de cliente en Xero HQ, lo que a menudo provocaba duplicados. Con la nueva actualización, los datos ya no fluirán automáticamente de My Xero a Xero HQ, reduciendo así las duplicaciones.
Implementación del registro único de clientes
Con la creación de un lugar central para almacenar registros de clientes, Xero está comenzando a implementar el registro único de clientes para sus socios contables y de auditoría, comenzando por Australia y Nueva Zelanda. Este desarrollo es un avance significativo que mejora la gestión de datos y la comunicación.
Las nuevas prácticas que se unieron al programa de socios de Xero después del 6 de marzo de 2023, así como aquellas que solo han utilizado Xero HQ, ya pueden disfrutar de un registro único de cliente. Esto simplifica la gestión de trabajos, el seguimiento del tiempo y la facturación en su práctica.
Al comenzar a usar XPM, tendrás acceso inmediato a todos los detalles de tus clientes, contactos y grupos desde Xero HQ. Además, si decides dar de baja a un cliente, se archivará en ambas listas, garantizando que la información esté siempre actualizada.
Acceso al registro único de clientes para usuarios de XPM
Con el registro único de clientes disponible para nuevas prácticas, el siguiente objetivo es proporcionarlo a los usuarios existentes de XPM. Este proceso es más complejo, ya que puede haber dos conjuntos de registros de clientes que no están alineados.
Para abordar esta situación, Xero está desarrollando una herramienta que ayudará a reconciliar los datos existentes en un solo registro de cliente. Los usuarios tendrán control total sobre cómo y cuándo se actualizan sus datos, asegurando así la precisión de la información.
La implementación del registro único es un paso emocionante para todas las prácticas en Australia y Nueva Zelanda, y se espera que esté disponible en el futuro cercano.
Próximas actualizaciones en las herramientas de práctica
En los próximos meses, Xero planea realizar varias actualizaciones para seguir conectando sus herramientas de práctica. Esto facilitará el flujo de datos entre XPM, Xero HQ y Xero Tax, lo que es crucial para la eficiencia operativa.
Estas actualizaciones incluirán:
- Mejoras en la gestión de conexiones entre organizaciones y clientes, como la visualización de su estado de suscripción en la lista de clientes.
- Facilitar la gestión de grupos de clientes en XPM y Xero HQ dentro del registro único de clientes.
- Asignación más sencilla de acceso y permisos a los empleados que trabajan en la lista de clientes de Xero HQ.
- Visualización rápida del nivel de acceso de los empleados en XPM y gestión de permisos de forma efectiva.
- Posibilidad de enviar recordatorios en bloque al enviar paquetes de documentos para aprobación y firma.
El objetivo primordial de Xero es ayudar a las prácticas a ser más eficientes. Estas mejoras no solo optimizarán la gestión de clientes, sino que también simplificarán diversos procesos internos, permitiendo a los contadores y auditores centrarse más en el servicio al cliente.
Mientras tanto, es fundamental que tu lista de clientes esté en óptimas condiciones. Para ello, Xero ha desarrollado una guía de mejores prácticas para la incorporación de clientes, que te ayudará a evitar duplicados en tus registros y a estar preparado para las próximas innovaciones.
