Si eres uno de nuestros socios #XeroCertified, ya conoces el valor de esta certificación. No solo es un sello que respalda tu experiencia en el uso de Xero, sino que también te brinda acceso a actualizaciones trimestrales de productos que te mantienen al tanto de las novedades y mejoras en esta plataforma contable. A continuación, te presentamos cinco consejos prácticos para optimizar tu uso de Xero, compartidos por otros socios que, al igual que tú, buscan maximizar el potencial de esta herramienta.
1. Ahorra tiempo con la calculadora integrada
Una de las características menos conocidas de Xero es su calculadora integrada. Esta herramienta facilita la realización de cálculos directamente en los campos numéricos mientras creas transacciones. Por ejemplo, si introduces una operación simple como 7+2 y presionas Enter o Tab, el resultado (en este caso, 9) se reflejará automáticamente en el campo correspondiente.
La calculadora está disponible en diversas áreas, incluyendo:
- Cantidad
- Precio Unitario
- Porcentaje de Descuento
- Débito y Crédito en diarios manuales
En las nuevas funciones de facturación, los porcentajes de descuento se calculan automáticamente, lo que reduce aún más la necesidad de utilizar la calculadora.
2. Establece fechas de pago planificadas en la pestaña de facturas pendientes
Este consejo es fundamental para mantener un flujo de caja saludable. En la pestaña de Facturas Pendientes, puedes agregar una fecha planificada para cada factura de compra, lo que te permite organizar tus pagos de manera efectiva. Esto es especialmente útil para empresas que tienen un límite diario en sus cuentas bancarias.
Xero te ayuda a gestionar tus facturas al totalizar automáticamente los montos seleccionados, permitiéndote verificar si el total supera tu límite diario. Además, si utilizas el flujo de caja a corto plazo en Xero Analytics, actualizar tus fechas de pago planificadas se convierte en un proceso sencillo, contribuyendo a una previsión de flujo de caja más precisa.
3. Navega por Xero utilizando atajos de teclado
Los atajos de teclado son herramientas poderosas que pueden ahorrarte tiempo considerable. Al presionar la barra diagonal (/) en casi cualquier pantalla de Xero, abrirás la búsqueda global. Desde allí, puedes ingresar una letra para ser dirigido rápidamente a una página específica.
Aquí tienes algunos ejemplos de cómo funciona:
- Escribe ‘/b’ para ir a la sección de Facturas.
- Escribe ‘/c’ para acceder a tus Contactos.
- Escribe ‘/d’ y serás llevado directamente al Tablero.
Estos atajos no solo aceleran tu navegación, sino que también mejoran la eficiencia en tus tareas diarias. Para más detalles sobre los atajos disponibles, visita la sección de atajos en Xero.
4. Configura facturas recurrentes para clientes con tarifas mensuales
Si tu negocio tiene clientes que te pagan una tarifa mensual, las facturas recurrentes son una herramienta invaluable. Puedes crear una plantilla de factura recurrente para que Xero genere automáticamente una nueva factura cada mes.
Para hacerlo, simplemente:
- Define la frecuencia con la que deseas que Xero genere la factura.
- Selecciona la fecha de la primera factura.
- Establece la fecha de vencimiento.
Si el monto es constante, solo debes marcar “Aprobar para enviar”. Cada mes, Xero generará la factura, la aprobará y la enviará automáticamente a tu cliente, lo que te permite centrarte en otras áreas de tu negocio.
5. Agrupa proveedores según el método de pago
Organizar a tus proveedores en grupos de contacto según el método de pago puede optimizar significativamente tu proceso de gestión de facturas. Si algunos proveedores se pagan mediante transferencia bancaria y otros mediante débito directo, agruparlos te permitirá filtrar la información según el tipo de pago.
Esto facilita la búsqueda en la página de Facturas Pendientes y te permite:
- Ordenar y agrupar los informes de facturas por tipo de pago.
- Gestionar tus facturas por vencimiento de manera más eficiente.
- Generar pagos de transferencias bancarias de forma más sencilla.
Implementar esta estrategia no solo te ahorra tiempo, sino que también ayuda a mantener tus registros financieros organizados y fácilmente accesibles.
Estos consejos son solo un vistazo a lo que puedes aprender en las actualizaciones trimestrales de productos de Xero. Si deseas explorar más consejos o compartir tus propias experiencias, no dudes en visitar Xero Central. ¡Prepárate para las actualizaciones del próximo año y sigue sacando el máximo provecho de tu certificación!
