En un entorno empresarial cada vez más digitalizado, la transición a soluciones en la nube se ha vuelto fundamental para muchas firmas contables. La experiencia de BHP, una destacada firma de contabilidad, es un claro ejemplo de cómo el uso de herramientas como Xero no solo ha optimizado sus procesos internos, sino que también ha fortalecido las relaciones con sus clientes. Este artículo explora las ventajas de adoptar plataformas de contabilidad basadas en la nube y cómo BHP ha navegado exitosamente este cambio.
La firma de contabilidad BHP, reconocida por su amplia gama de servicios especializados, ha tomado la iniciativa de modernizar su proceso de cumplimiento de cuentas anuales, optando por un enfoque integral dentro del ecosistema de Xero. Con más de 350 empleados distribuidos a nivel nacional, BHP se ha comprometido a convertirse en una firma completamente basada en la nube para mejorar la eficiencia y el servicio al cliente.
Ventajas de utilizar Xero para la contabilidad
La implementación de Xero ha traído consigo una serie de beneficios que han transformado la forma en que BHP opera. Al optar por esta plataforma, la firma ha logrado:
- Mejorar la eficiencia: Automatizando procesos que antes requerían mucho tiempo.
- Facilitar la colaboración: Permitiendo que los empleados trabajen en conjunto desde cualquier ubicación.
- Reforzar la comunicación: Manteniendo un flujo constante de información y actualizaciones con los clientes.
- Aumentar la accesibilidad: Ofreciendo a los clientes acceso a sus datos en tiempo real desde cualquier lugar.
- Adaptación rápida: Respondiendo de manera eficiente a situaciones imprevistas, como durante la pandemia.
Colaboración estrecha en la transición
La migración de BHP hacia la nube no fue un proceso aislado. La firma trabajó de manera estrecha con el equipo de Xero, comenzando con una serie de cuestionarios y entrevistas que ayudaron a identificar los retos específicos que la firma quería superar. Este enfoque colaborativo facilitó:
- Análisis exhaustivo: Comprender a fondo las necesidades y expectativas de BHP.
- Sesiones de asesoramiento: Reuniones mensuales para discutir el progreso y ajustar estrategias según fuera necesario.
- Capacitación a medida: Creación de un programa de formación adaptado a las necesidades de la firma.
La dirección de BHP también se centró en potenciar sus capacidades de formación interna, estableciendo la Academia de Asesoría, donde se diseñaron programas de capacitación en colaboración con Xero. Esto no solo mejoró la competencia del personal, sino que también fomentó un ambiente de trabajo más cohesionado.
Beneficios de ser una firma centrada en la nube
Con la exitosa transición a la nube, BHP se ha encontrado en una posición privilegiada para enfrentar los desafíos impuestos por la pandemia. Chris Atkinson, Director General de BHP Prosper, afirmó que esta migración ha permitido a la firma estar mejor equipada para ayudar a sus clientes durante la nueva normalidad. Entre las herramientas utilizadas se destacan:
- Xero Workpapers: Facilita la preparación de cuentas anuales con interrupciones mínimas.
- Integración con Float: Permite generar previsiones detalladas y evaluar diferentes escenarios financieros.
- Informes personalizados de COVID-19: Ayudan a los clientes en discusiones clave con los bancos sobre financiamiento.
La capacidad de BHP para utilizar herramientas como Calxa ha sido crucial para crear modelos de previsión robustos que permiten a los clientes entender sus necesidades de financiamiento y planificación a largo plazo.
Lecciones aprendidas en el camino hacia la digitalización
Ellie Dignam, Gerente de Análisis de Datos en BHP, destaca que la práctica contable moderna debe ofrecer soluciones integrales, utilizando contabilidad en línea. Sin embargo, enfatiza que el proceso es tan importante como el software. Para aquellos que contemplan seguir el ejemplo de BHP, recomienda:
- Identificar un patrocinador dentro del grupo de socios que lidere la implementación.
- Asegurar que personas no facturables, pero enfocadas en la tecnología, impulsen el proceso.
- Proporcionar capacitación práctica extensa para todo el personal.
- Mantener una comunicación abierta para recibir retroalimentación y ajustar el sistema según sea necesario.
Con el apoyo de John Warner, Socio Senior y patrocinador del proyecto, BHP logró superar las dificultades iniciales y establecer un nuevo sistema que es revisado regularmente para asegurar su eficacia. Ellie resalta que contar con el respaldo de Xero ha sido fundamental para el éxito de su transición.
Preparándose para el futuro en la nube
La decisión de trasladar los flujos de trabajo de fin de año a Xero ha demostrado ser un acierto para BHP. Aunque hubo costos de tiempo y algunos problemas iniciales, los beneficios han superado con creces las dificultades enfrentadas. La firma se encuentra ahora en una excelente posición para ayudar a más clientes a realizar su propia transición a la nube.
Además, BHP está explorando nuevas funcionalidades como Xero Tax para continuar expandiendo sus servicios. Jim Leeves, del equipo de consultoría de Xero, celebra la colaboración cercana con BHP, subrayando la importancia del compromiso y el trabajo en equipo en la adopción digital.
Con una clara visión hacia el futuro y una sólida base tecnológica, BHP no solo ha revolucionado su propio modelo de negocio, sino que también ha establecido un estándar para otras firmas en el sector contable.
