El seguimiento de tiempo y costos en proyectos puede ser un desafío considerable para muchas empresas en sectores de comercio, servicios y consultoría. Sin embargo, contar con herramientas adecuadas puede facilitar enormemente este proceso y ayudar a maximizar la rentabilidad y eficiencia del negocio. A continuación, se presentan consejos y trucos para aprovechar al máximo Xero Projects.
Integración de tiempo de proyectos con Xero Payroll
Xero Projects se integra de manera efectiva con Xero Payroll, lo que facilita el pago a los empleados según el tiempo registrado en proyectos específicos. Esta integración permite que los empleados ingresen su tiempo en un solo lugar, lo que reduce la carga administrativa. Para los propietarios de negocios y sus equipos de administración, esto simplifica la tarea de asegurar que el personal reciba la compensación adecuada.
Los empleados pueden registrar su tiempo desde cualquier dispositivo, ya sea un móvil, una tablet o un ordenador. Cuando es necesario procesar la nómina, el administrador de nómina tiene la capacidad de transferir directamente el tiempo registrado a la hoja de tiempo en Xero Payroll. Para más detalles, puedes consultar el enlace aquí.
Creación de cotizaciones desde proyectos
Un reto común para las pequeñas empresas en el sector de servicios es la elaboración precisa de cotizaciones que reflejen el tiempo y los costos esperados de un trabajo. Xero Projects simplifica este proceso al permitir que los usuarios estimen el tiempo y marquen los gastos previstos para cada proyecto. Con esta información, es posible generar y enviar una cotización a los clientes.
Una vez que se inicia el trabajo, es posible realizar un seguimiento del tiempo y los gastos reales en comparación con las estimaciones, lo que proporciona visibilidad sobre la rentabilidad de cada proyecto. Esto no solo mejora la precisión en la cotización, sino que también permite establecer expectativas claras con los clientes. Para más información, visita este enlace.
Asignación de costos a proyectos
Una de las grandes ventajas de utilizar Xero es la capacidad de vincular de manera sencilla los costos y la contabilidad de un proyecto. Puedes asignar cualquier costo que incurra directamente a un proyecto, ya sea desde una factura o durante la conciliación bancaria. Esto evita la necesidad de ingresar manualmente los costos, permitiendo que los usuarios seleccionen los costos existentes de facturas o pagos.
Una vez que los costos son asignados como gastos de un proyecto, es posible agregar un margen y, posteriormente, incluirlos en la próxima factura del proyecto. Este proceso simplificado ahorra tiempo y reduce errores, garantizando que cada centavo se registre correctamente.
Registro de tiempo del proyecto en Trello
Trello ofrece una forma visual de colaborar en proyectos, y con la integración de Xero Projects, puedes registrar el tiempo directamente desde esta plataforma. Esto significa que puedes trabajar en Trello y registrar el tiempo de trabajo en Xero Projects sin necesidad de cambiar de aplicación.
Para comenzar, es necesario instalar el Trello power-up y conectar tu tablero de Trello a tu organización de Xero. Desde ahí, puedes seleccionar Xero Projects en el menú de Power-ups de una tarjeta para agregar tiempo o revisar entradas de tiempo existentes.
Seguimiento automático de tiempo en movimiento
La aplicación de Xero Projects para iOS permite guardar ubicaciones específicas de un proyecto. Cuando llegas a esas ubicaciones, la aplicación sugiere entradas de tiempo, lo que simplifica la tarea de registro para ti y tus empleados.
Este sistema automatizado asegura que el tiempo se registre de manera precisa y que no se pierda tiempo facturable. Así, el seguimiento se convierte en un proceso fluido y eficiente. No dudes en descargar la aplicación de Xero Projects y descubrir más aquí.
Uso de plantillas para proyectos
Si buscas una forma rápida de iniciar nuevos proyectos con tareas y tarifas predefinidas, la función de copiar proyecto es ideal. Esta herramienta permite crear un nuevo proyecto con tareas y gastos estimados ya predefinidos, facilitando el establecimiento de proyectos estándar o similares.
Además de las tareas y gastos estimados, la función de copia también incluye el nombre del proyecto, detalles de contacto y estimaciones del proyecto original, los cuales pueden ser editados posteriormente. Es importante señalar que las entradas de tiempo, gastos y facturas vinculadas no se copiarán, lo que permite un nuevo inicio para un seguimiento preciso de los costos del trabajo.
Consejo profesional: Utiliza elementos de inventario en Projects para agilizar la entrada de datos y mejorar la precisión de tus facturas de proyectos. Al crear elementos de inventario en Xero para tareas y gastos que utilizas de manera frecuente, Xero automáticamente añadirá los códigos de cuenta e información fiscal correspondientes al crear una factura desde un proyecto.
Marcado en grupo de gastos estimados
Los gastos estimados son una herramienta valiosa para planificar y cotizar costos en proyectos. Puedes agrupar gastos reales y aplicar un margen a múltiples gastos al mismo tiempo. Para hacerlo, simplemente crea un gasto estimado, selecciona los gastos correspondientes y haz clic en rastrear.
Esto te permitirá elegir entre aplicar un gasto estimado o utilizar el mismo margen para todos. Esta función no solo ahorra tiempo, sino que también asegura que los márgenes de ganancia se mantengan bajo control.
Comenzar a utilizar Xero Projects
Las pequeñas empresas pueden probar Xero Projects de forma gratuita durante su período de prueba o en la empresa de demostración de Xero. Para obtener más información sobre Xero Projects, visita el enlace aquí.
Si eres contable o tenedor de libros, puedes explorar nuestra página dedicada a funciones para prácticas donde podrás descargar nuestro kit de herramientas con una visión general sobre cómo Xero Projects puede ayudarte a trabajar con tus clientes. Recuerda que los socios de Xero pueden acumular puntos del programa al utilizar la versión gratuita de Xero Projects con su organización de práctica.
