El mundo de la contabilidad está experimentando una transformación radical gracias a la digitalización y las nuevas tecnologías. En este contexto, la adopción de herramientas eficientes se ha vuelto esencial para las empresas que buscan no solo sobrevivir, sino prosperar. Base52 es un claro ejemplo de cómo la transición a un software adecuado puede mejorar drásticamente la eficiencia operativa.
Base52: una firma en crecimiento
Base52 es un equipo de contadores públicos con sede en Hitchin, enfocado en ayudar a pequeñas empresas a manejar sus obligaciones fiscales. Desde su fundación hace 17 años por Fred McBreen, la firma ha crecido considerablemente, apoyando a 175 empresas locales y más de 300 individuos, entre autónomos y sociedades asociativas en Hertfordshire. Este crecimiento sostenido refleja no solo la demanda de servicios contables, sino también la calidad y dedicación del equipo de Base52.
La transición a Xero: un cambio necesario
Base52 proporciona un servicio integral que abarca desde la contabilidad y nómina hasta la asesoría financiera. Sin embargo, después de años de crecimiento constante, la firma se encontró en una meseta. La dificultad para integrar nuevos clientes y la falta de flexibilidad en los roles del equipo llevaron a Fred a buscar soluciones. Fue entonces cuando descubrió el libro de Will Farnell, ‘The Digital Firm’.
Este libro fue un catalizador para el cambio. Fred se puso en contacto con Will a través de LinkedIn, lo que resultó en una colaboración que incluyó un taller sobre la modernización de procesos. La decisión de migrar a Xero, un software de contabilidad en la nube, se convirtió en la primera acción de esta transformación. “Una vez que entendimos lo que Xero podía ofrecer, los potenciales aumentos en productividad y el valor añadido para nuestros clientes, fue una decisión obvia”, comenta Fred.
La implementación fue rápida; en un mes, todo el equipo estaba utilizando Xero y, hasta la fecha, han migrado más de cien clientes a esta plataforma, lo que ha resultado en un notable aumento de la eficiencia operativa.
Mejoras en la eficiencia tras la migración
La adopción de Xero ha permitido que Base52 realice sus operaciones de contabilidad de manera considerablemente más rápida. Anteriormente, dependían de un procesamiento por lotes mensual o trimestral. Ahora, gracias a la integración de Receipt Bank y los feeds bancarios, pueden acceder a datos en tiempo real de forma automatizada.
Esta transformación ha liberado tiempo valioso para que los contadores de Base52 se centren en labores estratégicas o acepten más clientes. Además, los clientes se benefician de un proceso más ágil, con menos tiempo dedicado a la recopilación de datos y una respuesta más rápida en la entrega de información gerencial.
Fred también está explorando nuevas formas de mejorar la experiencia del cliente. Aunque ya cuentan con un paquete de cuentas de gestión que incluye un panel de control personalizado, la integración con Xero ha permitido ofrecer información más precisa y actualizada. Esto se traduce en un mayor valor añadido para los clientes, quienes pueden tomar decisiones informadas basadas en datos en tiempo real.
Consejos para una migración exitosa a Xero
Para las empresas que están considerando cambiar a Xero, Fred aconseja que se analicen cuidadosamente la estructura y los procesos existentes, además del software en sí. Obtener la ayuda de un experto, como Will Farnell, puede prevenir muchos problemas. También es crucial aprovechar al máximo el gerente de cuenta de Xero, quien puede proporcionar asistencia valiosa durante el proceso de transición. “El nuestro ha sido excepcional, nos ha ayudado a avanzar en muchos aspectos”, señala Fred.
Adaptación en tiempos de pandemia
La transición a Xero hace nueve meses ha preparado a Base52 para enfrentar los desafíos impuestos por la pandemia de COVID-19. Fred comenta que la migración a un sistema completamente remoto habría sido mucho más complicada si aún dependieran de procesos en papel. Gracias a su sistema en la nube, han podido continuar operando casi con normalidad.
Antes de la cuarentena, la firma había ampliado su espacio de oficina, pero ahora se han visto obligados a adaptarse al trabajo remoto. Fred menciona que, al regresar, tendrán una política mucho más flexible sobre el trabajo desde casa, lo que es un reflejo de los cambios permanentes que la pandemia ha traído al entorno laboral.
El futuro de Base52 y la contabilidad digital
La experiencia de Base52 es un testimonio del poder de la digitalización en el sector contable. A medida que las empresas continúan navegando en un entorno en constante cambio, la adopción de herramientas digitales se volverá cada vez más crítica. La capacidad de adaptarse y evolucionar ante nuevos desafíos es lo que garantiza la relevancia y éxito de las firmas contables en el futuro.
El futuro de Base52, con su reciente transformación digital y un equipo comprometido, parece brillante. Están bien posicionados no solo para sobrevivir a los cambios del mercado, sino para liderar en la provisión de servicios contables innovadores y eficientes.
