Para cualquier negocio, mantener un flujo de efectivo saludable es fundamental. Sin embargo, en la práctica, comprender cómo gestionar este flujo y qué herramientas se pueden utilizar para optimizarlo puede ser un desafío. A medida que el entorno empresarial se vuelve más complejo, especialmente en tiempos de crisis como la pandemia de COVID-19, las nuevas herramientas para el manejo del flujo de efectivo se vuelven esenciales.
A continuación, exploraremos diversas herramientas y características que pueden ayudarte a tener una mejor visibilidad sobre tu rendimiento financiero y a gestionar tu flujo de caja de manera más efectiva.
Mejor visibilidad de tu rendimiento financiero
Comprender cómo se está desempeñando tu negocio es el primer paso para gestionar eficazmente el flujo de efectivo. Una de las herramientas más efectivas en este sentido es el dashboard de rendimiento financiero, que proporciona una instantánea visual de los principales indicadores financieros. Esta herramienta no solo facilita la comparación entre distintos periodos, sino que también ayuda a identificar áreas de mejora.
Desde el año pasado, se ha introducido una función conocida como business snapshot, la cual permite visualizar datos en gráficos y tablas claros. Esta herramienta es especialmente útil en el contexto actual, ya que ayuda a los propietarios de negocios a evaluar su rentabilidad, ingresos, gastos y eficiencia de manera rápida y efectiva.
Además, se ha lanzado una nueva característica de proyección de flujo de efectivo a corto plazo, que muestra cómo se verá tu saldo bancario en los próximos 30 días. Esta proyección puede ayudarte a decidir qué facturas seguir y a planificar mejor tus pagos. Al tener una visión clara de cuándo recibirás ingresos y cuándo deberás realizar pagos, podrás tomar decisiones más informadas.
Conocimientos rápidos sobre tus clientes
Los contadores y asesores financieros son vitales para ayudar a sus clientes a navegar las dificultades económicas actuales. Una herramienta útil en este sentido es la nueva página de soporte COVID-19, que permite a los contadores identificar rápidamente qué clientes necesitan asistencia. Esta página incluye enlaces a recursos útiles y la opción de descargar informes de ingresos mensuales de las organizaciones clientes.
- Industria de cada organización.
- Banco, para aprovechar el apoyo disponible durante COVID-19.
- Ingresos mensuales en comparación con el año anterior.
- Variaciones en los ingresos.
- Saldo de efectivo actual.
Con esta información, puedes priorizar a tus clientes en función de sus necesidades y ofrecerles consejos más específicos, ayudándoles a superar este periodo complicado.
Pagos más rápidos en Australia y Nueva Zelanda
Los pagos atrasados son un problema común que puede afectar significativamente el flujo de efectivo de las pequeñas empresas. En Australia, se estima que las pequeñas empresas enfrentan un retraso en pagos que suma hasta 26 mil millones de dólares en facturas impagadas. Para abordar esta cuestión, el gobierno australiano y el de Nueva Zelanda están impulsando el uso de facturación electrónica.
A diferencia de enviar una factura en PDF, la facturación electrónica permite que las facturas se envíen directamente desde el software de contabilidad del usuario al sistema contable del cliente, eliminando la entrada manual y reduciendo el riesgo de errores. Esto significa que las facturas pueden ser aprobadas y pagadas más rápidamente, lo que mejora el flujo de efectivo.
En Australia, las agencias gubernamentales se comprometen a pagar facturas de hasta 1 millón de dólares en un plazo de cinco días, mientras que en Nueva Zelanda, la mayoría de las facturas se pagarán en menos de diez días. Esto representa una gran oportunidad para las empresas que buscan mejorar su flujo de efectivo.
Una forma más fácil de pagar facturas en el Reino Unido
Aunque los negocios pueden no estar funcionando como antes, aún existen facturas esenciales que deben pagarse. Para simplificar este proceso, se está lanzando una nueva experiencia de pagos por lotes en el Reino Unido. Esta nueva función reemplazará las pantallas de pago por lotes anteriores y facilitará la creación de pagos múltiples de una sola vez.
Además, se introducirá una opción llamada Pagar con TransferWise, que permitirá a las empresas gestionar y pagar múltiples facturas a través de Xero de manera más eficiente. Esta funcionalidad no solo ahorra tiempo, sino que también reduce errores y proporciona una visión actualizada del flujo de efectivo.
Al utilizar TransferWise, los pagos se procesan instantáneamente, lo que significa que una vez que ingreses los detalles del pago en Xero, los fondos se transfieren directamente a la cuenta de TransferWise, que a su vez paga a los proveedores. Esto elimina la necesidad de descargas y subidas manuales de archivos de pago.
Herramientas adicionales para la gestión del flujo de efectivo
Además de las funcionalidades mencionadas, hay otras herramientas que pueden ser útiles para una mejor gestión del flujo de efectivo:
- Software de contabilidad en la nube: Permite acceder a datos financieros en tiempo real desde cualquier lugar.
- Alertas de flujo de efectivo: Configura notificaciones para cuando el saldo bancario caiga por debajo de un umbral específico.
- Proyecciones financieras: Herramientas que ayudan a visualizar la situación financiera futura basándose en datos actuales.
- Informes personalizados: Genera informes que se adapten a las necesidades específicas de tu negocio.
Estas herramientas no solo mejoran la visibilidad de tus finanzas, sino que también te permiten tomar decisiones proactivas y efectivas para asegurar la salud financiera de tu negocio.
Conclusión sobre la importancia de la gestión del flujo de efectivo
La gestión del flujo de efectivo no es solo una cuestión de mantener las luces encendidas; es una habilidad crítica que puede determinar el éxito o el fracaso de una empresa. Con las herramientas adecuadas y la información necesaria, los propietarios de negocios pueden no solo sobrevivir a situaciones difíciles, sino también prosperar en el futuro.
La implementación de nuevas herramientas y la adaptación a las necesidades cambiantes del mercado son pasos esenciales para asegurar que tu negocio esté preparado para los retos que puedan surgir.
