La temporada de impuestos puede ser una de las épocas más estresantes para contadores y asesores fiscales, pero con herramientas adecuadas, este proceso se puede simplificar enormemente. Uno de esos recursos es Xero, que ha lanzado una función que promete optimizar la gestión de documentos financieros.
Recientemente, Xero ha introducido los Document Packs, una herramienta diseñada para facilitar la organización y el intercambio de documentos entre asesores fiscales y sus clientes, justo a tiempo para el cierre del año fiscal. Incorporando la funcionalidad de e-firma a través de Xero Sign, que utiliza la tecnología de Adobe Sign, esta nueva característica está disponible para los asesores en Australia que utilizan Xero Tax y Xero Practice Manager.
Kerrie Flood, de Gilroy Barnes and Associates, formó parte del grupo piloto que tuvo la oportunidad de probar esta herramienta durante los últimos meses. Según ella, «no podría imaginarme trabajando sin Document Packs ahora». Su experiencia resalta el impacto significativo que esta herramienta puede tener en la eficiencia laboral.
Preparación para la temporada de impuestos
Si eres de los que pasan horas tratando de obtener la firma de documentos de sus clientes, los Document Packs son la solución ideal para ti. Esta herramienta permite organizar de manera digital todos los documentos financieros de tus clientes, facilitando la finalización de sus declaraciones de impuestos.
Con Document Packs, los usuarios pueden crear declaraciones fiscales directamente desde Xero Tax y combinarlas en un solo paquete junto con cualquier informe publicado. Esto permite a los clientes revisar toda la documentación relacionada con el año fiscal de manera simultánea, evitando confusiones y la pérdida de tiempo.
Además, si trabajas con un grupo de clientes que tienen múltiples entidades en Xero, todas pueden ser integradas en el mismo Document Pack, ofreciendo una solución integral que ahorra tiempo y mejora la organización.
Para aquellos documentos que no se generan en Xero, como resoluciones de directores o resúmenes fiscales grupales, los usuarios pueden subir estos archivos directamente desde su computadora al pack. Esto proporciona la flexibilidad necesaria para compartir exactamente lo que se necesita con cada cliente.
Firma electrónica segura
Para facilitar aún más el proceso de organización y firma de documentos, Xero ofrece a los socios el uso gratuito de Xero Sign (impulsado por Adobe Sign) hasta el 30 de septiembre. Esta promoción es una excelente manera de experimentar los beneficios de la firma electrónica sin costo adicional, antes de que se apliquen las tarifas regulares.
Con Xero Sign, los clientes pueden firmar documentos en el dispositivo que les resulte más conveniente, ya sea en su computadora de escritorio, móvil o tableta. Además, recibirás notificaciones por correo electrónico tan pronto como los documentos sean firmados, lo que te permite mantener un seguimiento constante del proceso.
Para comenzar a utilizar Document Packs, es necesario tener Xero Tax activo y habilitar la función de e-firma. También se requiere conectar Xero Tax a Xero HQ, lo cual es un proceso sencillo. Esta integración no solo facilita la gestión de documentos, sino que también promete ahorrarte tiempo valioso durante la temporada de impuestos y más allá.
Costo de Document Packs
Uno de los aspectos más relevantes al considerar cualquier nueva herramienta es el costo asociado. Durante el periodo promocional, los Document Packs y su funcionalidad de firma electrónica son gratuitos, lo que permite a los profesionales experimentar sus beneficios sin un compromiso financiero inmediato.
A partir del 1 de octubre, se aplicarán tarifas regulares. Es recomendable consultar la desglose de precios disponible en el sitio de Xero para obtener información actualizada y detallada sobre los costos futuros.
Cómo crear un documento pack en Xero
La creación de un Document Pack en Xero es un proceso sencillo y directo. A continuación, se detallan los pasos a seguir:
- Accede a tu cuenta de Xero HQ.
- Selecciona la opción de Document Packs en el menú principal.
- Elige los documentos que deseas incluir, como declaraciones fiscales y reportes.
- Adjunta cualquier documento adicional que necesites.
- Configura los detalles de firma electrónica para tus clientes.
- Envía el pack a tus clientes para su revisión y firma.
Configuración de impuestos en Xero
Configurar los impuestos en Xero es vital para asegurarte de que las declaraciones fiscales sean precisas y cumplan con las normativas locales. A continuación, se presentan algunos pasos básicos para establecer los impuestos en la plataforma:
- Accede a la sección de Configuración en Xero.
- Selecciona «Impuestos» para configurar las tasas correspondientes.
- Asegúrate de que todas las tasas de impuestos se actualicen según las regulaciones locales.
- Establece las categorías de impuestos que se aplican a tus productos o servicios.
Publicación de datos fiscales en Xero
Publicar datos fiscales en Xero es un procedimiento que permite a los asesores y contadores compartir información relevante con sus clientes de manera eficiente. Este proceso implica:
- Seleccionar el periodo fiscal correspondiente.
- Asegurarte de que todos los datos estén completos y verificados.
- Generar los informes necesarios.
- Compartir estos informes a través de Document Packs para su revisión y firma.
Con estas herramientas, Xero se posiciona como un aliado clave en la gestión de la temporada de impuestos, ofreciendo soluciones que ahorran tiempo y mejoran la experiencia tanto para asesores como para clientes. Al adoptar estas innovaciones, los profesionales pueden concentrarse en lo que realmente importa: brindar un servicio excepcional y construir relaciones más sólidas con sus clientes.
