El cierre del año fiscal es un momento crucial para los asesores financieros y contables. En medio de la incertidumbre económica y los cambios vertiginosos, es fundamental revisar las herramientas y estrategias que utilizamos para optimizar nuestras prácticas. Aquí te presentamos algunas recomendaciones para aprovechar al máximo Xero y gestionar tu negocio de manera más efectiva.
Analiza informes para comprender tu práctica
Uno de los pasos más importantes al final del año fiscal es revisar los informes financieros. Cuando comenzó la pandemia de COVID-19, decidí generar un informe de las facturas del año hasta la fecha a través de Xero. Este tipo de análisis revela que, en muchos casos, el 20% de los clientes genera el 80% de los ingresos. En mi experiencia, esto se validó completamente.
Además, es recomendable evaluar los tiempos dedicados a cada cliente mediante un informe de hojas de tiempo. Esto no solo ayuda a identificar a los clientes clave, sino que también permite gestionar el riesgo asociado a tarifas fijas mensuales, que pueden llevar a una «expansión del alcance» durante eventos inesperados.
Después de analizar estos datos, decidí que era necesario renunciar a algunos clientes. Aunque fue una decisión difícil, era vital para mantener el enfoque en las áreas donde realmente podíamos aportar valor. Recordemos que, en tiempos de estrés, cuidar nuestra salud mental es esencial, especialmente si somos dueños de una práctica unipersonal y tenemos responsabilidades familiares.
Genera cartas de compromiso utilizando Xero Practice Manager
Con el impacto del programa JobKeeper y los cambios económicos, muchos clientes buscarán nuevos asesores. Por ello, es crucial proteger tu negocio realizando una debida diligencia en la selección de nuevos clientes. Un excelente punto de partida es redactar cartas de compromiso de alta calidad, basadas en la evaluación de su información en Xero.
Personalmente, utilizo la función de cotizaciones en Xero Practice Manager para estas cartas. Al contar con la opción de document packs, puedo cargar el PDF y incluir un espacio para la firma electrónica. Esto simplifica la gestión documental y asegura que todo quede bien registrado y almacenado.
Tras la firma del presupuesto, puedes convertirlo fácilmente en una factura en Xero y habilitar pagos automáticos a través de plataformas como GoCardless y Stripe. También es posible configurar plantillas de facturas recurrentes, lo que proporciona un flujo de trabajo más eficiente.
Desarrolla plantillas de consulta en Xero HQ Ask
Xero HQ Ask se ha convertido en mi herramienta favorita para recopilar información de los clientes de forma segura. Utilizo esta plataforma para obtener datos sensibles, como números de identificación fiscal y otros datos financieros que no deberían enviarse por correo electrónico. He creado diversas plantillas a lo largo del tiempo que utilizo para nuevos clientes y para recopilar información sobre diferentes tipos de entidades, como fideicomisos y compañías.
Recientemente, utilicé esta herramienta para enviar preguntas a candidatos que entrevistaba para un puesto de contable en mi práctica. Además, es un recurso valioso para verificar cómo están manejando mis clientes la situación actual y si necesitan asistencia. Ante el inicio de la pandemia, envié una plantilla para evaluar a aquellos clientes que estaban enfrentando dificultades, lo que condujo a la creación de un informe mensual de ingresos que ofrece valiosos insights.
Crea tus propios informes personalizados
La función de constructor de informes en XPM es otra herramienta esencial. Con una mezcla de informes estándar y personalizados, puedo adaptar los informes a las necesidades específicas de cada cliente antes de publicarlos y exportarlos a PDF. Esto es especialmente útil para la planificación fiscal de fin de año, informes de dividendos y seguimiento de contribuciones a fondos de pensiones.
Una vez que los informes están publicados, los clientes pueden acceder a ellos en su archivo. Si se trata de informes estándar, los mantengo en la sección de publicados. Sin embargo, si he creado un informe que es propiedad intelectual de mi empresa, lo revertiré a un borrador y lo eliminaré del área del cliente tras enviárselo. Este es un consejo útil para proteger el trabajo arduo que hemos realizado.
Envía facturas directamente a Xero
La función de enviar facturas por correo electrónico es una de mis favoritas. Resulta especialmente útil si tus clientes solo tienen un puñado de recibos cada mes. Simplemente necesitas acceder a la opción de ‘pagar’ en una factura y seleccionar ‘crear factura desde el correo electrónico’ (guarda esta dirección como un contacto para un acceso fácil).
Cuando envías la factura a esa dirección, se genera automáticamente un borrador en Xero con la información relevante. Luego puedes añadir detalles que falten y aprobarla, o establecer una factura recurrente para costos que se repiten. Esta función no solo ahorra tiempo, sino que también permite mantener copias de las facturas con la transacción correspondiente.
Además, puedes enviar cualquier documento PDF a ese archivo de Xero, lo que significa que al revisar una transacción en el archivo de un cliente, puedes acceder tanto a la factura como a la documentación de respaldo. Por ejemplo, puedes incluir el contrato de arrendamiento en la factura recurrente de alquiler o el contrato de un proveedor habitual junto a sus facturas. Para clientes que requieran una solución más completa, Hubdoc es la opción ideal.
Fortalece tu comunidad profesional
Lo que más me ha ayudado durante estos tiempos difíciles ha sido mi comunidad de contadores y asesores. El nivel de apoyo ha sido increíble. He participado en varios grupos, incluyendo el grupo de socios de Xero y un chat privado con solo siete miembros. En estos espacios, compartimos consejos, colaboramos y hacemos muchas preguntas. A veces, simplemente nos sentamos a tomar un café (o vino) y hablamos sobre nuestras familias.
Afrontar esta crisis ha sido complicado para muchos asesores, pero al maximizar las funciones que ofrece Xero y apoyarnos mutuamente, podremos llegar al final de este año fiscal y comenzar el próximo con un enfoque renovado para ayudar a nuestros clientes a navegar la incertidumbre económica.
Kylie Parker cuenta con más de 25 años de experiencia como contadora pública y es la fundadora de Lotus Accountants. Además, es autora de ‘Planning Plan B’ y cofundadora de AccounTEK Global, una iniciativa que promueve la adopción digital en la industria contable y apoya a presentadoras mujeres.
